In diesem Auszug aus dem Buch „Smart arbeiten mit der Delete-Strategie“ beschreibt Martin Gaedt, wie Unternehmen durch das gezielte Löschen unwirksamer Termine und unnötiger Meetings ihre Produktivität steigern und mehr Freiheiten schaffen können (Anzeige).
Was kosten Meetings?
Immer mehr Meetings in Unternehmen verbessern die Arbeit nicht. Der Meetingwahnsinn hat uns fest im Griff. Eine Stunde Meeting mit acht Personen kostet ein Unternehmen acht Stunden Arbeitszeit. Dauert das Meeting zwei Stunden, kostet das Meeting bereits 16 Stunden Arbeitszeit inklusive der Löhne, der Büromiete, des Stroms, der Materialien und des Caterings. Das Magazin t3n berichtete über bis zu 800 Milliarden verbrannte Euro pro Jahr.
Shopify: Bitte löschen!
Stell dir vor, die Hälfte der Meeting-Gäste wird ab sofort nicht mehr eingeladen, und die Hälfte aller Meetings wird ersatzlos gestrichen. Das würde viel Arbeitszeit und Geld einsparen.
Termine mit drei Personen kosten die Firma Shopify 700 bis 1.600 Dollar pro 30 Minuten, berichtet das Magazin Capital.
„Niemand bei Shopify würde für ein Abendessen 500 Dollar ausgeben. Trotzdem geben sehr viele in Meetings viel mehr Geld aus.“
Daraufhin hat Shopify eine Google-Chrome-Erweiterung entwickelt, die im Kalender aller Mitarbeitenden die Höhe der Meeting-Kosten zeigt. Die Kosten zu sehen, veränderte dort den Meetingwahn. Zusätzlich wurden alle regelmäßigen internen Besprechungen gestoppt und 12.000 Kalendereinträge gelöscht. 322.000 Stunden der 11.000 Angestellten werden nun effektiver genutzt.
Wir bestimmen die Spielregeln beim Meeting. Wir können uns damit belasten oder entlasten.
Univention: Bulldozer im Terminkalender
Kevin Fischbach, Head of Finance and HR bei Univention, wirft alles raus. Nach einer Woche voller Meetings beobachtet er, wie sein Kalender aus allen Nähten platzt und seine To-do-Liste jeden Tag länger wird. Da kommt ihm die spontane und radikale Idee, nahezu alle Meetings und auch die Jour-fixe-Gespräche mit Teammitgliedern komplett abzusagen.
Er fährt mit dem Bulldozer durch den Terminkalender und löscht alles. Dies gibt ihm die Möglichkeit, die wichtigen Themen zu bearbeiten und dennoch Raum für dringende, unvorhergesehene Aufgaben zu haben. Auch kann er so spontan ein Teammitglied anrufen, wenn er den Eindruck hat: Da ist Gesprächsbedarf.
Kevin hat das durchgezogen und den Terminkalender mit Besen und Bulldozer radikal geleert. Das war sehr erleichternd und hat auch geholfen, denn selbst nach einigen Wochen war sein Kalender immer noch leerer als zuvor. Er gewinnt Zeit für die vielen neuen Themen, die er schon am Horizont kommen sieht.
Nimm regelmäßig einen Besen und fege durch deinen Terminkalender. Lösch unwirksame Termine. Deine Zeit ist einmalig. Wer noch gründlicher fegen will, fährt mit einem Bulldozer durch den Terminkalender und löscht alles. In den leeren Kalender kommen nur noch Termine, die wirkungsvoll für die Arbeit sind.
Ein gut geplanter Terminkalender ist nicht randvoll wie das Wasserglas, das mit jedem weiteren Anruf überläuft. Gute Planung integriert Freiräume zum Nachdenken, zum Experimentieren und für das, was du schon am Horizont kommen siehst. Gute private Planung integriert Erholung und andere schöne, wohltuende Erlebnisse.
Mit Besen und Bulldozer bietest du Menschen aufgeräumte Arbeit. Mach es wie Kevin und fahr mit dem Bulldozer durch deinen Terminkalender. Oder fege einen Teil hinaus. Es ist smarte Führungsarbeit, für Entlastung zu sorgen und Freiräume zu schaffen. Dann können alle mit voller Kraft für die Priorität arbeiten. Sonst droht der Zu-viel-von-allem-Erstickungstod.
SKS-Steuerberatung: Stille Stunden
In Dresden bei der SKS-Steuerberatung gestalten Elisabeth Seifert und Dmytro Sonkin die Arbeit stressfreier. Es gibt sogenannte „Stille Stunden“, das sind zwei Zeitblöcke pro Tag, in denen niemand im Team telefonisch erreichbar ist. Nur ausgewählte Nummern werden durchgestellt, zum Beispiel die Nummern der Kinder.
Die fokussierte, stille Zeit ist vormittags von zehn bis 12 Uhr und nachmittags von 14 bis 15 Uhr. Außerdem sind die Server so eingestellt, dass E-Mails intern nur zweimal pro Tag zugestellt werden. Statt vom Team zu erwarten, sich nicht von jeder E-Mail ablenken zu lassen, wird die Struktur für alle angepasst.
Wirksames Streichen steigert die Produktivität und ermöglicht Fokussierung. Auf dieser Basis führte die SKS die Vier-Tage-Woche ein. Statt 40 Stunden arbeiten alle 34 Stunden mit vollem Lohn. Das Team ist begeistert, die Fluktuation sinkt, denn wer die Drei-Tage-Freizeit genießt, bleibt bei SKS. Gleichzeitig bekommt das Recruiting Auftrieb. Statt darüber zu jammern, keine Fachkräfte zu finden, verbessert das Unternehmen die Arbeitsbedingungen.
Martin Gaedt hat sein neues Buch veröffentlicht: „Smart arbeiten mit der Delete-Strategie. Überflüssiges streichen. Produktivität steigern. Kreatives Potenzial freisetzen“.
